Office Medewerker (Hands-on)

MTM Group is een dynamische horecagroep met verschillende zaken in Gent. Om onze dagelijkse werking verder te ondersteunen, zoeken we een gestructureerde en hands-on Office Medewerker.

Dit is geen functie waarbij je enkel achter je bureau mails beantwoordt. Je bent de spil tussen het kantoor, het management en de werkvloer. Je neemt de administratie en kantoortaken over, zodat onze teams op de vloer zich volledig op onze gasten kunnen focussen.

Jouw rol

Als Office Medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor iedereen die MTM Group contacteert, via mail of telefoon. Je rapporteert aan de HR Manager. Je ondersteunt ook de Operations Manager, de Food Manager en de Finance Manager met hun administratie, tellingen en rapportering.

Je schakelt vlot tussen een reservatie ingeven, een telling controleren, een IT-aanvraag opvolgen en een verjaardag van een collega voorbereiden. Je houdt van afwisseling, werkt nauwkeurig en wacht niet tot iemand jou vertelt wat er moet gebeuren.

Je begrijpt dat horeca snel beweegt. Vragen komen onverwacht binnen, materiaal moet dringend vervangen worden en niet elke situatie past binnen een vast proces. Je blijft rustig, stelt prioriteiten en zorgt voor orde en structuur, ook als het druk is.

Daarnaast voer je de praktische HR-taken uit in opdracht van de HR Manager. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en zorgt dat afspraken correct en op tijd worden uitgevoerd.

Wat behoort tot jouw takenpakket?

Office en onthaal

• Je bent het eerste aanspreekpunt via de algemene mailbox en de telefoon.
• Je geeft reservaties correct in.
• Je beheert het doorschakelen van de telefoon.
• Je beheert OneTeam en de documenten erin.
• Je bestelt kantoor- en werkmateriaal en zorgt voor orde en structuur in het kantoor.
• Je behandelt IT-aanvragen voor alle medewerkers.

Materiaal en beheer

• Je beheert de iPads, de betaalbakjes en de materiaalinventaris.
• Je volgt de betaalterminals op: aanvragen, defecten en opvolging.
• Je volgt de kuisploeg op.
• Je houdt maandelijks het overzicht van de sleutelkaarten bij en beheert de back-up van sleutels.
• Je houdt het materiaal van medewerkers bij, zoals laptops, tankkaarten en sleutels.

Cijfers en rapportering

• Je doet de tellingen en bereidt de wekelijkse rapportering voor de Finance Manager voor.
• Je volgt omzet en personeelsuren op en verzorgt de kassacontroles.
• Je controleert betaalverschillen tussen kassa, betaalterminals en betaalbakjes.
• Je volgt elk kwartaal het wagenpark en de tankkaarten op.

Ondersteuning HR

• Je zorgt voor de praktische uitvoering van celebrations en kaartjes voor medewerkers, van bestellen tot versturen.
• Je signaleert afwijkingen in tikklok en prestaties aan HR.
• Je kuist niet-actieve medewerkers op in Strobbo, op basis van feedback van de vloer.
• Je zet documenten klaar en archiveert ze volgens de instructies van HR, discreet en GDPR-conform.

Ondersteuning management

• Je neemt een deel van het administratieve werk van de Food Manager over: data ingeven, rapporten opmaken en niet-food materiaal bestellen.
• Je notuleert bij meetings.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die voldoening haalt uit een brede, ondersteunende rol en graag de touwtjes in handen houdt.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt een bachelor office management of gelijkwaardige ervaring.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je bent discreet en gaat correct om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent sterk in structuur en organisatie.
• Je werkt vlot met Excel en digitale tools.
• Je spreekt vlot Nederlands. Engels of Frans is een plus.
• Ervaring in horeca, retail of een andere operationele omgeving is een troef.
• Je bent klantvriendelijk en communiceert helder, zowel aan de telefoon als per mail.
• Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen en prioriteiten.
• Je bent oplossingsgericht en praktisch ingesteld.
• Je werkt zelfstandig, maar stemt actief af met je collega’s.

Wat mag je van deze functie verwachten?

Je krijgt een brede functie waarin office, administratie, cijfers en HR-ondersteuning samenkomen. De nadruk ligt op de dagelijkse ondersteuning van de organisatie: mailbox en telefoon, reservaties, tellingen, materiaalbeheer en praktische HR-taken.

Je krijgt ruimte om werkwijzen te verbeteren en meer structuur te brengen, en je blijft zelf sterk betrokken bij de uitvoering. Jij zorgt ervoor dat de administratie vlot loopt, zodat de werkvloer kan doen waar ze goed in is.

Wat bieden wij?

• Een brede en afwisselende functie binnen een ondernemende horecagroep.
• Veel autonomie en verantwoordelijkheid.
• Rechtstreeks contact met het management en de operationele teams.
• Een omgeving met korte communicatielijnen en een hoog werktempo.
• De mogelijkheid om zichtbaar impact te maken op de dagelijkse werking.
• Een competitief loonpakket, afgestemd op jouw ervaring.
• Een voltijdse tewerkstelling in vast dienstverband.

Interesse?

Haal jij energie uit een opgeruimde mailbox en een kloppende telling? Ben je even comfortabel met reservaties en rapportering als met materiaalbeheer en HR-ondersteuning? En voel je je thuis in de directe en beweeglijke wereld van horeca?

Dan maken we graag kennis met jou.

Zend je cv en motivatie naar Siri, HR Manager, via siri@mtmgroup.be of solliciteer via het formulier!

MTM staat open voor diversiteit en oefent geen enkele vorm van discriminatie uit. Je sollicitatie wordt verwerkt op basis van objectieve criteria die rechtstreeks verband houden met de vereiste vaardigheden en/of gevraagde ervaring voor de functie