michaelscott.jpg
 

VACATURE OFFICE MANAGER

Jobinhoud

Algemene omschrijving:

Als office manager ben je een echte 'duizendpoot'. Je assisteert, organiseert en beheert verschillende zaken ter ondersteuning van het management team. Ook krijg je te maken met allerlei vertrouwelijke informatie. Je hebt vaak overleg met medewerkers van de verschillende afdelingen. Je combineert een brede vakkennis met een uitgesproken maturiteit, professionalisme en verantwoordelijkheidszin. Je staat dagelijks in contact met de afdelingen Sales, HR, Finance, Marketing, Facility & Operations. Je bent de sparringpartner en back-up van de managers, aldus de onmisbare spilfiguur binnen het bedrijf.

De functie zal voornamelijk bestaan in volgende hoofdtaken:

 · Je doet de opmaak van documenten, offertes, nota’s, templates en bewaakt deze uniformiteit.

· Je maakt offertes op en helpt bij het verwerken van eventaanvragen.

· Je waakt over de budgetteringen voor alle events.

· Je volgt mee alle lopende deals op en helpt zo onze sales te ondersteunen.

· Je ondersteunt bij het controleren van de voorraad en de leverbonnen alsook de verkoop- en aankoopfacturen.

· Je helpt bij de voorbereiding op de boekhouding.

· Je helpt bij de voorbereiding van de loonberekening en de personeelsadministratie.

· Je stelt personeelsdossiers samen, informeert intern over personeelsaangelegenheden en actualiseert ze.

· Je herinnert de leidinggevenden aan specifieke elementen en houdt de deadlines bij.

· Je bent een aanspreekpunt voor de interne en externe communicatie.

· Je maakt afspraken, reservaties en plant opdrachten in.

· Je verzamelt de nodige informatie voor vergaderingen en stelt de agendapunten op.

· Je rapporteert aan het algemeen management.

Competenties

Soft skills 

· Discreet, nauwkeurig en accuraat.

· Stressbestendige en zelfstandige multitasker.

· Planmatige organisator met can-do-mentaliteit.

· Snel omschakelen van de ene taak naar de andere.

· Overtuigend en sociaalvaardig, zowel intern als extern.

· Communicatief sterk: mondeling en schriftelijk.

· Mature professional met verantwoordelijkheidsgevoel.

 
Hard skills 

· Uitstekende pc-kennis MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

· Kennis van Teamleader/CRM pakketten is een meerwaarde.

Opleidingen

Je bent in het bezit van

· of een Professionele Bachelor Office Management / Bedrijfsmanagement / Communicatiemanagement

· of een Master Toegepaste Taalkunde (Vertaler, Tolk of Meertalige Communicatie) / Master (Bedrijfs)Communicatie. 

· of je hebt een relevante werkervaring van minimum 5 jaar in een soortgelijke functie.

Aanbod

· Je krijgt de kans om te werken in een groeiend bedrijf.

· Je komt terecht in een jong en gezellig team.

· Je krijgt een voltijds contract met een marktconform salarispakket.

· Je krijgt de nodige verantwoordelijkheid en een vertrouwenspositie.

Solliciteren?

Stuur een mail naar hello@mtmgroup.be met

· Je CV en een recente foto van jezelf.

· Motivatie waarom je bij MTM Group wil werken.

· Vertel ons enkele persoonlijke eigenschappen waarmee je ons kan verrassen.